¿Sabes qué es la Inteligencia de Procesos y por qué puede ser un excelente aliado para tu negocio?
Si nunca has oído hablar del tema, no te preocupes. Verás que no estamos ante gran cosa, pero antes que nada, entendamos los conceptos…
Demanda judicial
Para hablar de Inteligencia de Procesos es necesario aclarar qué son los procesos en sí: nada más que el conjunto de actividades que realiza un equipo para lograr el resultado deseado por la empresa.
En otras palabras, ese flujo de tareas que realiza un equipo, desde la apertura hasta el cierre de un ticket, es un ejemplo de proceso.
Así, todo negocio tiene un flujo de trabajo y algún tipo de proceso en sus operaciones, aunque no sea oficial. Y esto se aplica tanto al ámbito productivo como al administrativo.
Inteligencia de procesos
La Inteligencia de Procesos es el uso de tecnologías y técnicas para analizar, optimizar y automatizar procesos en una organización.
Vayamos al grano: ¿sabes qué procesos se utilizan en tu empresa o área y cómo funcionan?
Muchos directivos así lo creen, pero la mayoría de las veces lo que vemos en la práctica es que este “mapa” de actividades está sólo en la cabeza del propio directivo. Varias etapas del proceso ni siquiera están cubiertas, otras existen en la práctica sin su conocimiento, debido a las necesidades del día a día.
Este tipo de situaciones genera cuellos de botella, retrabajos y fallas de comunicación.
Entre otros problemas más graves, como la falta de políticas de seguridad y medioambientales, falta de transparencia, insatisfacción del equipo, pérdida de clientes por inconsistencia operativa e incluso pérdida de reputación.
Es en este escenario donde opera la Inteligencia de Procesos.
Hablamos de la capacidad de recopilar todos los datos dentro de los procesos de la empresa y analizarlos para identificar problemas y mejorar la eficiencia operativa.
Con IP se gana visibilidad del estado de la operación en tiempo real y se puede evolucionar hacia inteligencia de negocios, tomando decisiones rápidas y asertivas.
¿Cómo aplicar la Inteligencia de Procesos en mi negocio?
Al contrario de lo que la mayoría de la gente podría imaginar, la inteligencia de procesos tiene mucho menos que ver con la tecnología y mucho más con las personas.
Por ello, antes de iniciar un paso a paso práctico, aconsejamos a los directivos promover una cultura de mejora continua y colaboración entre los miembros del equipo.
Involucrar a los empleados en el proceso de identificación e implementación de mejoras. Porque incluso con la mejor tecnología, sin su colaboración, ¡tu empresa no tendrá éxito!
Y recuerde que la inteligencia de procesos es un movimiento continuo e iterativo. A medida que implemente mejoras, pueden surgir nuevas oportunidades de optimización. Por eso, es importante mantener un ciclo de mejora constante en su negocio.
Dicho esto, repasemos la guía práctica paso a paso para implementar la Inteligencia de Procesos:
Identificar procesos clave
Comience por identificar los procesos más críticos y relevantes para los objetivos de su empresa. Esto puede incluir procesos de venta, atención al cliente, producción, logística, entre otros.
Un consejo importante es centrarse en aquellos que tienen un impacto directo en los resultados y la experiencia del cliente.
Mapear lo que ya existe
Realizar un mapeo detallado de todos los procesos, identificando cada paso, responsables de cada actividad, flujos de información e interacciones entre departamentos.
Esto le ayudará a tener una idea clara de cómo están estructurados los procesos actualmente. Y asegúrese de no conocerlos todos. ¡Por eso es muy importante involucrar al equipo en este paso!
Recoger los datos
El paso principal en la aplicación de la inteligencia de procesos es recopilar datos relacionados con los procesos que se analizarán. Esto puede incluir datos sobre tiempo, costo, calidad, volumen de actividades, entre otros.
Utilice herramientas adecuadas para recopilar, almacenar y visualizar estos datos de forma organizada, como WeCheck, una solución de TrackingTrade.
Análisis
Utilizar técnicas de análisis de procesos para identificar oportunidades de mejora. Esto puede implicar identificar cuellos de botella, ineficiencias, actividades que no agregan valor, retrabajos, entre otros problemas. El análisis también puede revelar patrones y tendencias en los datos recopilados.
Establecer objetivos y métricas
A partir del análisis realizado, definir objetivos claros de mejora de procesos. Establece métricas específicas que te permitirán medir el progreso y evaluar el éxito de las iniciativas de mejora.
Planificar mejoras
En base a los problemas identificados y los objetivos establecidos, desarrollar un plan detallado para optimizar y automatizar procesos. Esto puede implicar redefinir pasos, simplificar actividades, introducir tecnologías, automatizar tareas, entre otras acciones.
Implementación de mejoras
¿Creaste una planificación de mejora? Ahora solo es cuestión de ejecutar, implementar los cambios propuestos en los procesos. Pero tenga cuidado: es importante monitorear de cerca la implementación para garantizar que las mejoras se realicen según lo planeado.
Seguimiento y ajustes
No se limite a seguir todos los pasos anteriores y luego olvidarse. Las empresas son organismos vivos, por lo que sus necesidades y procesos cambian con el tiempo, esto es natural y esperado. Por ello, establecer también un sistema de seguimiento continuo de los procesos para evaluar la eficacia de las mejoras implementadas.
Realice un seguimiento de las métricas definidas, analice los resultados y realice ajustes cuando sea necesario.
Los beneficios de la implementación.
Tenga en cuenta que este proceso de implementación NO será fácil, porque involucra muchas variables y, principalmente, involucramiento cultural del equipo. Pero puede ser sencillo si cuentas con un equipo que tenga experiencia y conocimiento en análisis de procesos y datos.
Además, ten por seguro que la Inteligencia de Procesos merece mucho la pena. Vea lo que su empresa ganará al implementar este enfoque:
Eficiencia operacional
Con los datos en la mano podrás identificar en qué áreas hay procesos subutilizados o ineficientes. Así, podrás actuar para optimizarlos, aumentando la eficiencia operativa, reduciendo el tiempo de ejecución, minimizando errores, retrabajos y aumentando la productividad.
Toma de decisiones informada
La posibilidad de ver datos en un panel diseñado de acuerdo con sus estrategias comerciales brindará a los gerentes información valiosa sobre el desempeño del proceso, como métricas de tiempo, costo, calidad y cumplimiento.
Esta información fundamentada ayudará a tomar decisiones más informadas y estratégicas, permitiendo una asignación eficiente de recursos y una orientación adecuada de los esfuerzos.
Experiencia del cliente mejorada
Es imposible negar que los procesos eficientes tienen un impacto directo en la experiencia del cliente. Identificando los puntos de contacto con el cliente es posible mejorarlos y ofrecer una experiencia más satisfactoria. Esto puede ir desde reducir los tiempos de espera y de respuesta hasta personalizar las interacciones y ofrecer servicios más ágiles y convenientes.
Adaptarse a los cambios
Según Charles Darwin, “no sobrevive el más fuerte, ni el más inteligente, sino el que mejor se adapta a los cambios”.
Esta máxima también se aplica al ecosistema empresarial y la inteligencia de procesos permitirá una adaptación más rápida en función de la identificación de necesidades, ya sea por nuevas demandas del mercado, evolución tecnológica o cualquier otro factor. Además de crear un entorno propicio para las innovaciones.
Automatización inteligente
¿Sabe cuánto gasta su empresa en humanos que realizan tareas repetitivas que podrían realizarse mediante algún proceso de automatización?
Como mínimo, su empresa pierde dinero. Sin embargo, las pérdidas podrían ser mayores… su empresa no logra aprovechar los recursos humanos en áreas estratégicas y creativas que podrían promover acciones innovadoras y hacer más competitivo el negocio.
La inteligencia de procesos ayudará a identificar este tipo de situaciones y el directivo podrá liberar personas para actividades de mayor valor añadido.
Expertos en procesos
¿Tu negocio no cuenta con una herramienta de gestión de procesos?
TrackingTrade tiene soluciones para administrar rutinas y tareas dentro y fuera de línea y también entrega todos los datos de manera organizada en un panel visual (dashboard) para que no tenga que preocuparse por NADA más que las estrategias comerciales.
¡Además de ofrecer un servicio personalizado, con un equipo de expertos en procesos no subcontratados, que pueden ayudarte a implementar inteligencia de procesos!
¿Quiere comprender mejor las soluciones de TrackingTrade? Entonces programe una demostración gratuita de nuestras herramientas ahora.
¡También puedes suscribirte para recibir nuestro boletín mensual directamente en tu correo electrónico!
