Uno de los mayores problemas de la industria es poder alinear la oferta y la demanda para producir exactamente lo que se venderá, evitando el desperdicio de materias primas y pérdidas financieras.
Por eso existe la “Planificación de Operaciones y Ventas”, también conocida por las siglas S&OP.
S&OP no es más que un proceso de gestión (¡incluido uno antiguo!) que las empresas utilizan para alinear sus ventas, producción, distribución y otras actividades operativas con objetivos estratégicos y financieros, con el objetivo de aumentar la eficiencia operativa y lograr los objetivos comerciales.
Con S&OP es posible reducir los costos de producción, transporte y logística y aumentar la velocidad de entrega, un KPI extremadamente importante para los clientes.
El problema es que la mayor parte de la planificación de ventas y operaciones falla debido a una serie de factores que acechan a los equipos de ventas, marketing, logística, cadena de suministro, comercial, finanzas y contabilidad cada mes.
¿Cómo saber si su S&OP contiene fallas? ¿Cómo hacer una planificación eficiente?
Verá la respuesta a estas preguntas en las próximas líneas.
Elaborar un plan de ventas y operaciones desde cero
La planificación es la piedra angular del éxito de cualquier empresa y es importante que todos los miembros del equipo sean conscientes de ello y se involucren en el proceso, especialmente la alta dirección.
Lo creas o no, ¡la falta de compromiso de los gerentes es uno de los principales factores del fracaso de un S&OP!
Además, muchas empresas cometen el error de no entender que la planificación de la producción, los planes de negocio y las estrategias deben desarrollarse de forma integrada con todos los equipos implicados.
Una vez entendido esto, pasemos a los pasos prácticos para crear un plan operativo eficiente:
Establecer una comunicación clara y crear un sentido de colaboración.
La comunicación clara y colaborativa entre todos los departamentos implicados en la operación debe ser el paso número 1, ya que de esta integración depende todo lo demás.
¡Esto debe ser una cultura!
Los equipos de ventas deben compartir información detallada sobre las expectativas de los clientes, mientras que los equipos de operaciones deben proporcionar información sobre las limitaciones de producción.
Una plataforma de colaboración eficaz puede ayudar a evitar malentendidos y garantizar que todos estén al tanto de los objetivos y desafíos.
Recoger los datos y realizar los primeros análisis.
¡No hay forma de empezar a planificar sin datos! Al fin y al cabo, son insumos para predecir escenarios futuros de demanda, controlar el inventario y planificar la producción.
Por lo tanto, el siguiente paso para una S&OP eficaz es recopilar los datos relevantes. Esto incluye ventas pasadas, pronósticos de ventas futuras, información de inventario y capacidad de producción.
Además, preste atención a la calidad de los datos utilizados, porque si la información no es precisa, los resultados de la planificación serán cuestionables.
¿Como hacer eso?
A través de buenas herramientas analíticas es posible identificar patrones, tendencias y estacionalidades en los datos. Comprender los datos en profundidad es esencial para tomar decisiones informadas.
TrackingTrade puede ayudarle recopilando y entregando todos los datos organizados en un panel para que su única preocupación sea encargarse de la planificación. Haga clic aquí y hable con uno de nuestros expertos.
Demanda prevista
Con los primeros datos en la mano y los equipos ya en contacto directo, llega el momento de combinar metodologías estadísticas con el conocimiento de los equipos de operaciones y ventas para crear previsiones y ajustar tus proyecciones de demanda.
En este momento, es necesario tener en cuenta factores externos como eventos estacionales, tendencias del mercado y cambios económicos.
Planificar el inventario y la producción.
Ahora tu equipo ya tiene números y proyecciones… En base a la demanda esperada, crearás un inventario con todos los insumos que se utilizarán en la producción que cubrirá esta demanda.
Con el inventario en mano, podrá asegurarse de que la capacidad de producción esté alineada con las necesidades del mercado. Entonces, es hora de organizar la producción paso a paso y los procesos.
Planificación de la cadena de suministro
Una parte esencial del plan es la coordinación con proveedores y distribuidores para garantizar que la cadena de suministro sea eficiente y capaz de entregar los productos a tiempo, evitando desabastecimientos o excesos.
La comunicación y las buenas relaciones con los socios también son esenciales en esta etapa.
Evaluar y ajustar
S&OP, como cualquier proceso, es dinámico y debe ser iterativo, por lo que se revisa periódicamente.
La mayoría de las empresas realizan ciclos mensuales o trimestrales.
Programe reuniones durante el tiempo que crea necesario, solo tenga en cuenta que cuanto más corto sea el tiempo entre reuniones, más fácil será corregir cualquier error.
En estas reuniones, el equipo necesita revisar datos, evaluar el desempeño pasado y ajustar el plan según sea necesario. Esté preparado para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y las demandas de los clientes.
Invertir en tecnología y formación
El uso de herramientas de software para automatizar partes del proceso S&OP, como los sistemas de gestión empresarial (ERP) y el software de planificación de la demanda, simplifica enormemente la recopilación y el análisis de datos.
Pero recuerda siempre que antes que la tecnología debe venir la cultura. De lo contrario, ¡ni siquiera el mejor software funcionará!
¿A quién afecta directamente un S&OP exitoso?
¡Básicamente todos!
Si eres gerente, director o ocupas cualquier puesto que se ocupe directamente de decisiones estratégicas basadas en S&OP, sabes que la asignación de recursos, la expansión de capacidad o la reducción de costos dependen de una buena planificación.
Por tanto, varias partes dentro y fuera de una organización se ven afectadas:
alta administracion
La alta dirección se ve directamente afectada, ya que las decisiones estratégicas, como inversiones, recortes y ampliaciones, se toman en función de la información de S&OP.
Equipo de ventas
Una buena ejecución de S&OP ayuda a los equipos de ventas a comprender mejor la capacidad de entrega y disponibilidad de los productos, lo que afecta directamente sus tiempos de entrega, relaciones y confianza con los clientes.
Equipo de Producción y Operaciones
¡La subproducción o la sobreproducción es un gran problema para este equipo! Por tanto, un buen S&OP afecta directamente a la eficiencia, los costes operativos y el estrés del equipo.
Equipo de Logística y Cadena de Suministro
La gestión de la cadena de suministro se ve directamente afectada por la planificación de ventas y operaciones, ya que debe garantizar que los materiales estén disponibles en el momento adecuado para la producción y que los productos terminados se entreguen a los clientes a tiempo.
Financiero
Las decisiones de S&OP tienen implicaciones directas para el presupuesto, las proyecciones de flujo de caja y los resultados financieros de la empresa.
Clientes
Rupturas, retrasos en la entrega de productos, frustración, abuso de confianza son algunos de los problemas que la planificación de ventas y operaciones puede traer a los clientes, ¡haciendo que dejen de consumir sus productos!
Proveedores
¡Con una mala planificación, los proveedores pueden no estar preparados para satisfacer las demandas de la empresa y poner en riesgo toda la estrategia!
Equipo de marketing
S&OP proporciona información importante sobre la demanda del mercado, lo que ayuda al equipo de marketing a ajustar sus estrategias de promoción y lanzamiento de productos.
Acciones e inversores
Los resultados financieros afectados por S&OP pueden afectar el valor de las acciones y la confianza de los inversores en la empresa.
¿Por qué falla la mayoría de la planificación de ventas y operaciones?
Como vio en los pasos anteriores, el proceso es complejo e implica colaboración de muchas áreas, cambio cultural y compromiso.
Además, el avance exponencial de la tecnología ha cambiado todo el escenario y la velocidad de las operaciones, el consumo y el acceso a la información. Esto empezó a requerir la recopilación, integración y organización de datos de diferentes fuentes (¡otro problema eterno!).
Las principales razones por las que S&OP fracasa son:
Falta de alineación estratégica
Los líderes suelen creer que todos los equipos operativos y de la empresa comprenden los objetivos estratégicos de la empresa. Pero también hay que decir lo obvio: es por eso que todos los departamentos involucrados en S&OP deben estar sincronizados.
Falta de herramientas adecuadas
Incluso en 2023, en la era de los flujos de datos, muchas empresas todavía utilizan hojas de cálculo de Excel y aplicaciones aisladas para planificar ventas y operaciones.
El resultado de esto son datos inconsistentes o inexactos, lo que influye directamente en la planificación y proyección de la demanda, lo que puede resultar en una falta de control de inventario y una planificación ineficaz.
Falta de compromiso de la gerencia
S&OP es un proyecto complejo, por lo que si la alta dirección no está comprometida con el proceso, ¡no pasará nada!
Se necesita compromiso para asignar recursos adecuados y, sobre todo, crear una cultura basada en la comunicación, la transparencia y los datos.
Complejidad excesiva
No es raro que las empresas creen procesos complejos, con muchos niveles de aprobación en todas las áreas.
Este comportamiento hace que la empresa sea lenta, con procesos lentos y S&OP ineficaces.
¿Su empresa ya cuenta con un S&OP?
La mayoría de empresas ya practican el proceso, aunque no le pongan ese nombre. Después de todo, ¡es imposible sobrevivir en la industria y el comercio minorista sin planificación!
Utilice el último trimestre de este año para revisar sus procesos de planificación e invertir en capacitación e integraciones para comenzar el próximo año de manera estratégica.
Además, cuente con socios que tengan Know How en el tema o que ya ayuden a otras empresas con su planificación, como TrackingTrade.
TT cuenta con soluciones para proyectos S&OP, además de ofrecer un servicio personalizado, con un equipo de expertos no subcontratados, que pueden ayudarte a implementar una planificación eficiente.
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